Le consultant RGPD est un expert en protection des données personnelles chargé d’aider les organismes à se conformer au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Quelles sont les fonctions du consultant RGPD ?
Le consultant RGPD, en tant qu’expert, assure diverses missions grâce à ses compétences variées :
- Audit de conformité et élaboration d’un plan d’action
- Sensibilisation
- Conseil en protection des données personnelles
- Accompagnement du responsable de traitement des données
- Mise en place de supports et procédures
- Vérification de la conformité des traitements
- Analyse d’impact et gestion des risques
Lorsque ses missions incluent du conseil juridique, le consultant doit avoir la qualité d’avocat.
La mise en conformité RGPD : une mission principale
La mission principale du consultant RGPD est de guider les organismes dans la mise en conformité RGPD à travers plusieurs étapes :
- Recensement des traitements : Le consultant aide à tenir un registre des traitements de données, fournissant une vision claire des activités nécessitant la collecte et le traitement de données personnelles. Ce registre doit inclure des informations essentielles telles que les coordonnées du responsable de traitement, les finalités de traitement, les catégories de personnes concernées, les types de données traitées, les durées de conservation et les mesures de sécurité.
- Tri des Données : Le consultant s’assure que les données traitées sont pertinentes et nécessaires, qu’elles sont suffisamment sécurisées et que seules les personnes autorisées y ont accès. Il détermine aussi des durées précises de conservation et d’archivage des données.
- Respect des droits des personnes : Le consultant veille à ce que les droits des individus soient respectés, notamment les droits d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, de portabilité et de limitation des données. Il s’assure également que les personnes puissent connaître les conditions d’utilisation de leurs données et les moyens pour exercer leurs droits.
- Sécurisation des données : Il met en place des mesures techniques et organisationnelles pour garantir la sécurité des données, en prenant en compte les risques liés à la violation de données personnelles notamment l’accès illégitime ou la perte de données.
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Formation et sensibilisation : Des tâches essentielles du consultant RGPD
Le consultant RGPD joue un rôle central dans la formation et la sensibilisation des équipes aux enjeux de la protection des données personnelles et à la réglementation de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés). Pour assurer une conformité complète, il est conseillé de recourir aux services d’un cabinet spécialisé en consulting RGPD.
La sensibilisation des équipes au RGPD peut prendre la forme par exemple de notes d’informations internes, de réunions d’informations avec les différents services ou de formations en ligne.
Il est important de ne pas oublier que la protection des données personnelles ne concerne pas seulement certains secteurs d’activités ou certaines fonctions. En effet, tous les employés doivent être sensibilisés, car ils sont impliqués en tant que professionnels en relation avec les clients, les fournisseurs ou encore les prestataires.
Audit et suivi : évaluer régulièrement la conformité RGPD
La mise en conformité avec le RGPD n’est pas un processus unique mais une démarche continue. Les organismes doivent régulièrement mettre à jour leur politique de protection des données personnelles afin de rester conformes, surtout en cas de contrôle par les autorités compétentes.
- Réalisation d’audits réguliers :
Le consultant RGPD effectue un audit rgpd pour évaluer la conformité de l’entreprise et identifier les non-conformités aux exigences du RGPD.
Il peut également mettre en place des audits réguliers pour vérifier que les pratiques restent conformes au RGPD. Ces contrôles permettent d’identifier les nouveaux points de vigilances et de s’assurer que les mesures correctives précédemment mises en place sont efficaces.
- Mise à jour des politiques :
Le consultant aide à mettre à jour les politiques de protection des données en fonction des changements législatifs ou réglementaires.
Il veille également à ce que le registre des traitements de données soit constamment mis à jour, en tenant compte des nouvelles activités de traitement ou des modifications des finalités de traitement.
- Suivi et adaptation des mesures :
Le consultant évalue l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles en place et recommande des améliorations pour renforcer la sécurité des données.
Enfin, dans le cadre du suivi de la mise en conformité, il met en place et teste régulièrement des procédures de gestion des violations de données pour garantir une prise en compte rapide et efficace en cas d’incident.
Conseil stratégique : aider les entreprises à naviguer dans le RGPD
Le consultant RGPD apporte un soutien stratégique en aidant les entreprises à comprendre et à appliquer les exigences du RGPD de manière pratique et adaptée à leur contexte spécifique.
- Faciliter la compréhension des notions clés :
Il organise des sessions de formation et de sensibilisation pour que tous les employés comprennent les principes généraux et essentiels de la protection des données personnelles.
Le consultant aide également à diffuser des notes d’information et à organiser des réunions d’information pour maintenir un haut niveau de vigilance et de connaissance au sein de l’entreprise.
- Conseils pratiques et mise en place de mesures :
Pour aider les organismes à comprendre le RGPD, le consultant RGPD élabore un plan d’action détaillé avec des étapes claires et des responsabilités définies pour atteindre la conformité.
Il va également les aider à mettre en place des procédures internes pour gérer efficacement les données personnelles, notamment en ce qui concerne les nouveaux projets ou changements organisationnels.
- Gestion des événements sensibles :
Il s’assure que le registre de traitements de données est mis à jour en cas de nouveaux projets ou de changements significatifs.
Enfin, le consultant peut être amené à préparer des réponses et des solutions aux enjeux complexes qui peuvent survenir, comme les transferts internationaux de données ou les demandes d’exercice des droits par les personnes concernées.
FAQ : réponses aux interrogations communes sur les consultants RGPD
Comment trouver un consultant RGPD ?
Le choix d’un consultant RGPD doit se faire avec soin pour garantir une conformité solide et durable. Les critères à prendre en compte sont notamment :
- Expertise : Assurez-vous que le consultant possède une solide expérience et des références dans le domaine de la protection des données personnelles.
- Disponibilité : Choisissez un consultant qui est disponible pour répondre rapidement à vos besoins et pour intervenir en cas d’urgence.
- Compatibilité : Il est important que le consultant comprenne bien votre secteur d’activité et les spécificités de votre entreprise.
Si vous cherchez un consultant RGPD, expert, disponible et soucieux de satisfaire vos besoins, Virtual DPO sera ravi de vous accompagner dans la réalisation de vos projets et vous assistera dans votre démarche de mise en conformité RGPD.
Faut-il désigner un DPO après avoir fait appel à un consultant RGPD ?
Le consultant RGPD et le DPO (Délégué à la Protection des Données) ont des rôles distincts mais complémentaires :
Le Consultant RGPD aide à mettre en place et à maintenir la conformité au RGPD par des conseils et des audits réguliers.
Le DPO, quant à lui, constitue une obligation légale pour certains organismes et agit comme point de contact officiel avec la CNIL. Il doit donc être désigné auprès de l’autorité compétente. Enfin, le DPO a des responsabilités spécifiques en matière de surveillance de la conformité et de gestion des demandes liées aux droits des personnes.
Faire appel à un consultant RGPD ne dispense pas de la nécessité de désigner un DPO si votre organisme est soumis à cette obligation. Cependant, un DPO externe peut aussi assumer des fonctions de consultant RGPD.
Virtual DPO offre à la fois des services de consultant RGPD et de DPO, répondant ainsi à tous vos besoins en matière de protection des données. Pour toute question ou pour solliciter nos services, vous pouvez nous contacter en cliquant ici. Nous vous répondrons avec plaisir !
Auteur : Maître Leben, avocat au barreau de Paris
