Découvrez si un DPO interne ou externe convient mieux à votre entreprise pour la conformité RGPD. Comparaison détaillée pour vous aider à choisir.DPO interne ou externe : quel choix pour votre conformité RGPD ?
Introduction : les enjeux du choix entre un DPO interne et externe
Avec l’essor de l’ère numérique et l’augmentation des traitements de données, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose à de nombreuses structures de désigner un Délégué à la Protection des Données (DPO). Dans certains cas, il peut être plus avantageux de faire appel à un DPO interne, tandis que dans d’autres, un DPO externe sera préférable. En effet, bien que ses missions soient similaires, ses conditions de travail varient selon qu’il soit interne ou externe.
Mais comment choisir entre un DPO interne et externe ? Si vous devez désigner un DPO et que vous hésitez entre un DPO interne ou externe, cet article répondra à toutes les questions que vous pourriez vous poser. Suivez les conseils de notre cabinet de conseil en RGPD afin de faire le bon choix.
Avantage d'un DPO interne : quand privilégier cette option ?
Lorsqu’il s’agit de désigner un DPO interne, il est important de distinguer trois situations différentes :
- Un salarié de la structure désigné comme DPO ;
- Un nouveau salarié recruté spécifiquement pour la fonction de DPO ;
- Un DPO mutualisé entre plusieurs entités du même groupe.
La particularité d’un DPO interne est sa connaissance approfondie du fonctionnement interne, des processus et des outils de l’organisme, ce qui lui permet notamment de s’intégrer aisément dans les processus existants et de proposer des solutions adaptées.
De plus, étant un membre du personnel, le DPO interne est facilement accessible et peut interagir directement et quotidiennement avec les autres employés. Cette proximité facilite la communication et la mise en œuvre des politiques de protection des données.
Cette proximité et cette présence continue au sein de l’établissement permet également de pouvoir réagir rapidement en cas de problème ou de question concernant la protection des données.
Enfin, le DPO interne peut plus facilement sensibiliser et former les employés, favorisant ainsi une culture de protection des données au sein de l’entreprise, du fait de sa position pour tous les employés en matière de protection des données personnelles.
Finalement, privilégier un DPO interne peut être particulièrement bénéfique pour les organismes qui nécessitent une interaction quotidienne avec les employés.
Cependant, si vous optez pour un DPO interne mutualisé, certains avantages peuvent être perdus. La proximité et la présence en continue au sein de l’entreprise peuvent être compromises, surtout si ce DPO n’est pas basé sur votre site.
Pourquoi opter pour un DPO externe : bénéfices et situations idéales
existe plusieurs raisons de choisir un DPO externe pour assurer la conformité aux réglementations sur la protection des données personnelles.
En effet, un DPO externe possède des compétences pointues et une expertise approfondie dans le domaine de la protection des données. Grâce à cette spécialisation, il est en mesure d’offrir des conseils et des solutions adaptés aux besoins spécifiques de votre organisme.
De plus, en engageant un DPO externe, vous avez accès à l’expérience et aux outils développés par le prestataire externe, pouvant inclure des méthodologies éprouvées, des bonnes pratiques et des solutions technologiques avancées.
Un DPO externe est également susceptible d’apporter une perspective extérieure et une vision plus large des défis liés à la protection des données. Cette vue d’ensemble peut être précieuse pour identifier les risques potentiels et mettre en place des stratégies de conformité robustes et pérenne.
Bien que le taux horaire d’un DPO externe puisse être plus élevé, il est important de considérer que celui-ci ne travaille pas à temps plein pour votre structure. Ainsi, seuls les missions et les besoins spécifiques seront facturés, ce qui peut se traduire par des coûts globaux inférieurs à l’embauche d’un DPO interne à temps plein.
Enfin, son expérience et son expertise sont des atouts indéniables, qui lui permettent d’être en capacité d’agir rapidement pour mettre en œuvre des mesures de conformité et répondre aux exigences réglementaires dans des délais très brefs.
Finalement, opter pour un DPO externe peut offrir des avantages significatifs en termes de compétences spécialisées, d’expérience, de flexibilité et de rapidité d’exécution. Cette option est particulièrement adaptée aux organisations qui cherchent à maximiser leur conformité aux réglementations sur la protection des données tout en optimisant leurs ressources.
Comparatif détaillé : DPO interne vs externe
| DPO interne | DPO externe | ||
|---|---|---|---|
| Avantages | Inconvénients | Avantages | Inconvénients |
|
Connaissance approfondie du fonctionnement interne, des processus et des outils Proximité Présence continue au sein de l’organisme Référence en matière de protection des données personnelles pour tous les salariés |
Forte sollicitation, surcharge de travail et indisponibilité Délai de formation Risque de conflits d’intérêts |
Compétences spécialisées et approfondies en protection des données personnelles Expérience et outils développés par les prestataires externes Vision plus large Coût inférieur et flexibilité Rapidité d'exécution |
Point de contact extérieur Temps d'adaptation pour se familiariser avec l'environnement et avoir en sa possession toutes les informations utiles à la réalisation de sa mission |
Il est à noter que si vous souhaitez désigner un salarié de l’organisme en tant que DPO, ce dernier doit néanmoins disposer de solides compétences organisationnelles, techniques et juridique. En effet, tout le monde ne peut pas être désigné DPO et une formation pourrait donc s’avérer primordiale.
En outre, le DPO salarié doit disposer d’une réelle autonomie vis-à-vis de son employeur
A défaut, il ne peut remplir correctement sa mission.
Pour en savoir plus sur les missions du DPO, vous pouvez consulter l’article relatif à son rôle en cliquant ici.
Enfin, il ne faut pas oublier que si vous souhaitez désigner un nouvel employé au poste de DPO, ce dernier devra bénéficier d’un temps d’adaptation pour se familiariser avec l’environnement et avoir en sa possession toutes les informations utiles à la réalisation de sa mission.
Facteurs à considérer avant de prendre votre décision
Avant de choisir entre un DPO interne et externe, plusieurs facteurs doivent être pris en compte.
Les besoins : Analysez attentivement les besoins spécifiques de votre organisation en matière de protection des données. Cela peut inclure le niveau de complexité des processus, le degré de sensibilité des données traitées et les exigences réglementaires auxquelles vous devez vous conformer.
Le secteur d’activité : Certains secteurs d’activité sont soumis à des réglementations spécifiques en matière de protection des données. Assurez-vous de choisir un DPO qui possède une expertise et une expérience dans votre domaine d’activité pour garantir une conformité optimale.
La taille de la structure : La taille de votre organisme peut influencer le choix entre un DPO interne et externe. Les grandes entreprises peuvent avoir les ressources nécessaires pour recruter et former un DPO interne, tandis que les petites et moyennes entreprises peuvent trouver plus rentable de faire appel à un DPO externe.
L’indépendance du DPO : le DPO doit pouvoir agir de manière indépendante, même s’il est salarié.
La quantité de données traitées : Évaluez la quantité de données personnelles que votre organisme traite régulièrement. Si vous gérez de grandes quantités de données ou des données particulièrement sensibles, un DPO interne avec une connaissance approfondie des processus internes peut être plus approprié.
Le budget : Le coût est un facteur important à prendre en compte. Il est recommandé de comparer les coûts associés à l’embauche d’un DPO interne par rapport à ceux d’un DPO externe, en tenant compte des avantages et des inconvénients de chaque option.
Les attentes : Définissez clairement vos attentes en termes de rôles et de responsabilités du DPO et assurez-vous que ce dernier, qu’il soit interne ou externe, possède les compétences et l’expérience nécessaires pour répondre à ces attentes.
L’état d’avancement des missions : Si votre organisme est déjà engagé dans des initiatives de conformité ou des projets liés à la protection des données, tenez compte de l’état d’avancement de ces missions dans votre décision. Un DPO interne ou externe peut être mieux adapté en fonction du niveau de soutien et d’expertise requis à ce stade.
Les disponibilités : Assurez-vous que le DPO choisi, qu’il soit interne ou externe, sera disponible pour répondre aux besoins de votre organisme de manière efficace et opportune. La disponibilité et la réactivité sont des aspects cruciaux pour assurer une gestion efficace de la protection des données.
Les perspectives d’évolution : Il est également important d’évaluer vos besoins à long terme. La prévisibilité d’une croissance rapide ou de changements importants dans ses activités pourra voir un impact sur le choix de votre DPO.
Etudes de cas : exemples de choix entre DPO interne et externe
Dans le cadre de choix entre un DPO interne et externe, les petites structures tendent souvent à opter pour un DPO externe. Ces entreprises bénéficient ainsi d’un accompagnement régulier et d’une réponse adaptée à leurs besoins de conformité RGPD, sans supporter les coûts associés à un DPO interne à temps plein.
En revanche, les grandes structures privilégient généralement un DPO interne, souvent accompagné d’une équipe de soutien dédiée. Cette approche leur permet de disposer d’une expertise interne approfondie pour faire face aux exigences complexes en matière de protection des données.
Il est également important de noter que la désignation d’un DPO interne n’empêche pas le recours à un consultant DPO ou RGPD pour des missions spécifiques. De plus, faire appel à un DPO externe en attendant de désigner un DPO interne peut faciliter la transition vers un modèle de gouvernance de la protection des données optimal pour l’organisation.
Pour toute information complémentaire sur le consultant RGPD, vous pouvez vous référer à l’article relatif en cliquant ici.
En tout état de cause, ce choix vous est propre et peut être adapté en fonction des besoins.
Si vous avez des doutes concernant le recours à un DPO externe, si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur cette option ou si vous êtes à la recherche d’un DPO externe, le cabinet Virtual DPO se distingue par ses compétences et qualités pour répondre aux différents besoins en matière de protection des données.
A cet effet, vous pouvez nous contacter à l’adresse email : contact[@]virtual-dpo.fr.
Nous serons ravis de répondre à toutes vos questions et de vous guider dans votre prise de décision.
Auteur : Maître Leben, avocat au barreau de Paris
